MIEJSKI OŚRODEK POMOCY SPOŁECZNEJ im. bł. o. Rafała Chylińskiego w Zgierzu

Regulamin funkcjonowania i administrowania
systemu monitoringu wizyjnego
w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej
im. bł. o. Rafała Chylińskiego
w Zgierzu

Postanowienia ogólne

§ 1. Przez system monitoringu wizyjnego zwany dalej „monitoringiem” rozumie się instalację składającą się ze sprzętowych i programowych elementów służącą do odbioru obrazu, jego rejestracji, odtwarzania lub automatycznej identyfikacji osób objętych monitoringiem wizyjnym. Monitoring wizyjny wykonuje się w otwartej przestrzeni publicznej tj. teren na zewnątrz budynków MOPS – parking (ul. Długa 56), podwórko (ul. Długa 77), parking, teren przed budynkiem (ul. Łęczycka 24), a także wewnątrz budynków – system kamer na korytarzach we wszystkich trzech lokalizacjach. Ponadto monitoring przy ul. Cezaka 12 - obiekt "Lodówka Społeczna" - kamera zewnętrzna i wewnętrzna.

§ 2. Administratorem Danych Osobowych (ADO) jest Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej im. bł. o. Rafała Chylińskiego w Zgierzu, reprezentowany przez dyrektora.

§ 3. Każdej osobie przysługuje prawo do informacji o objęciu jej monitoringiem wizyjnym w otwartej przestrzeni publicznej.

§ 4. 1. Identyfikację osób wykonuje się poprzez podjęcie działań polegających na zestawieniu w sposób manualny obrazu z danymi pozwalającymi na identyfikację tożsamości osoby objętej monitoringiem wizyjnym oraz przekształcanie obrazu, którego celem jest określenie cech charakterystycznych lub właściwości zarejestrowanego obiektu (np. zidentyfikowanie numeru rejestracyjnego samochodu).

2. Manualna identyfikacja osób znajdujących się w obszarze objętym monitoringiem, będzie prowadzona jedynie przy uwzględnieniu celów wynikających z niniejszego Regulaminu. Ponadto podlega ona rygorom wynikającym zodpowiednich przepisów prawa.

3. Monitoring stosuje się zgodnie z art. 5 oraz art. 6 ust. 1 lit. e)  rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, działu X o bezpieczeństwie i higienie pracy Kodeksu pracy, art. 22² §1 Kodeksu Pracy.

§ 5. 1. System rejestracji monitoringu – urządzenia rejestrujące znajdują się w poszczególnych budynkach i umiejscowione są w chronionych szafach o ograniczonym dostępie.

2. Nie prowadzi się stałej obserwacji obrazu z monitoringu, a podgląd live(„na żywo”)z kamer może być uruchomiony w określonych sytuacjach, zgodnie z dyspozycją Dyrektora Jednostkilub osób uprawnionych.

Cel i przeznaczenie monitoringu wizyjnego

§ 6. 1. System służy do obserwacji bezpośredniego otoczenia miejsc, w których zainstalowane są kamery- wewnątrz i na zewnątrz budynkówbędącychsiedzibą Ośrodka.

2. Rejestracja obrazu z monitoringu ma na celu zapewnienie bezpieczeństwa i porządku publicznego, ochrony osób i mienia, w szczególności pracowników jednostki oraz jej klientów.

Administrowanie systemem i nadzór

§ 7. Administrowanie systemem, nadzorem oraz odpowiedzialność za bieżącą pracę i funkcjonowanie systemu ponosi:

1. Dyrektor Jednostki(ADO / DJ)– w zakresie merytorycznym, odpowiada za koordynację prac związanych z utrzymaniem i rozwojem monitoringu, zapewnieniem materiałów, środków oraz zasobów na realizację zadań w tym zakresie, nadzór nad działalnością podejmowaną przez Administratora Monitoringu(AM).

2. Administrator systemu informatycznego (ASI) - w zakresie technicznym, odpowiada za funkcjonowanie infrastruktury systemu monitoringu, udostępnia uprawnionemu podmiotowi system do konserwacji i okresowych przeglądów oraz napraw serwisowych. W zakresie merytorycznym, zapewnia ciągłość obsługi  serwisowej, sporządza stosowne dokumentacje, występuje z wnioskiem o nadanie lub cofnięcie imiennych upoważnień do administratora danych. Opracowuje i wdraża procedury związane z funkcjonowaniem systemu.Pełni rolę Administratora Monitoringu (AM).

3. Inspektor Ochrony Danych(IOD) - w zakresie zapewnienia ochrony przetwarzanych danych osobowych, w tym w szczególności za przeciwdziałanie dostępowi osób trzecich do systemu, w którym przetwarzane są dane osobowe oraz za podejmowanie odpowiednich działań w przypadku wykrycia naruszeń w systemie ochrony danych osobowych, współpracuje z operatorem systemu. Współpracuje z ASI w zakresie realizacji procedur nadzoru nad monitoringiem.

§ 8. 1. Dostęp do bezpośredniej obserwacji z kamer, a także do zapisu i przetwarzania materiałów mają wyłącznie wyznaczeni pracownicy jednostki– Administratorzy Monitoringu, a także osoby upoważnione przez DJ lub AM.

2. Dostęp do elementów systemu ma osoba fizyczna lub prawna, z którą zastała podpisana umowa na przeglądy konserwacyjne.

3. Wszystkim osobom wyznaczonym przez ADO nadawane są imienne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych oraz indywidualny login i hasło dostępu do systemu.

4. Rejestr osób upoważnionych do dostępu do systemu prowadzi IOD.

5. Rejestr wydanych loginów i haseł dostępu do systemu prowadzi ASI.

6. Osoby upoważnione do dostępu do systemu, są zobowiązane do nieudostępniania informacji uzyskanych w trakcie prowadzenia monitoringu oraz dotyczących bezpieczeństwa funkcjonowania systemów.

7. Dane zarejestrowane na nośniku oraz kopie obrazu można udostępnić uprawnionym podmiotom w zakresie prowadzonych przez nie czynności, w szczególności sądom, prokuratorom, policji, na podstawie pisemnego wniosku.

8. Podmioty uprawnione mogą korzystać z systemu tylko w niezbędnym zakresie, w celu zapobiegania lub wykrywania przestępstw lub wykroczeń, w sposób, który nie utrudni realizacji celu funkcjonowania systemu.

9. Wykorzystanie systemu przez uprawnione podmioty, wraz z uzasadnieniem oraz wskazaniem czasu udostępnienia odnotowuje IODw rejestrze udostępnień.

Metody i środki uwierzytelniania w systemie monitoringu

§ 9. 1. Mając na uwadze zagwarantowanie wysokiego poziomu bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych oraz możliwości identyfikacji osób korzystających z systemu stosuje się loginy i hasła dostępowe do systemu.

2. Wszelkie urządzenia sprzętowe lub programowe, które na początku posiadały hasło domyślne, muszą mieć zmienione hasło zgodnie z Polityką Bezpieczeństwa Informacji oraz Regulaminem Sieci Komputerowej MOPS.

3. Hasła nie mogą być przechowywane oraz przesyłane w systemach monitoringu w postaci jawnej.

Rejestrowanie zdarzeń, sposób i terminy przechowywania nagrań oraz tryb ich usuwania

§ 10. 1. Nie prowadzi się stałej obserwacji obrazu z monitoringu.

2. Rejestracja obrazu odbywa się nieprzerwanie przez całą dobę.

3. Obszar obserwowanej strefy jest ustalony na stałe, a ewentualne zmiany w tym zakresie są odnotowywane przez AMi muszą być zatwierdzone przez Dyrektora Jednostki.

4. Praca kamery, podczas obserwacji wyznaczonego obszaru odbywa się samoczynnie – gdzie otoczenie w zasięgu kamery jest obserwowane według wyznaczonej ścieżki i następuje rejestracja tego obrazu.

5. Obraz z kamer jest przesyłany drogą kablową do urządzeń rejestrujących.

6. Monitoringowi nie podlegają pomieszczenia sanitarne, socjalne oraz palarnia.

§ 11. 1. Zarejestrowany obraz przechowuje się przez okres nie krótszy niż 7 dni od daty rejestracji i nie dłuższy niż 3 miesiące.

2. Urządzenia techniczne zastosowane w Ośrodku pozwalają na zapis ciągły materiału video i nadpisywane są nowymi nagraniami automatycznie po okresie do 14 dni w sposób narastający.

§ 12. 1. Kopie nagrań zawierające naruszenia prawa są wykonywane i przekazywane wyłącznie na wniosek uprawnionego podmiotu, a okres ich przechowywania wydłużony zostaje do czasu prawomocnego zakończenia postępowania w sprawie.

2. Usuwanie nagrań będzie realizowane, w zależności od sposobu rejestracji obrazu, przez jego skasowanie lub nadpisywanie, przy zakazie jego technicznego odzyskania, chyba że odzyskanie zostanie nakazane przez organ uprawniony w ramach prowadzonego postępowania.

§ 13. 1. Wykorzystanie zarejestrowanego obrazu każdorazowo podlega odnotowaniu.

2. Wykorzystanie materiału video zarejestrowanego na stanowisku polega w szczególności na

1) zabezpieczeniu obrazu ze zdarzeń będących przedmiotem postępowania karnego, w sprawach o wykroczenia, postępowaniach administracyjnych, poprzez sporządzenie zapisu na nośniku w postaci płyty CD-R, DVD-R lub innym.

2) zabezpieczeniu wizerunku sprawców przestępstw i wykroczeń do prowadzonych postępowań.

Monitoring na terenie zakładu pracy – klauzula informacyjna

1. Zgodnie z art. 5 oraz art. 6 ust. 1 lit. e)  rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku  z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, art. 22 ust. 2 Kodeksu Pracy, działu X o bezpieczeństwie i higienie pracy Kodeksu Pracy, art. 22² §1 Kodeksu Pracy, stosuje się monitoring wizyjny zewnętrzny i wewnętrzny w budynkach przy ul. Długiej 56, ul. Długiej 77, ul. Łęczyckiej 24 w celu zapewnienia bezpieczeństwa publicznego oraz ochrony osób i mienia.

2. Administratorem danych osobowych  jest Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej im. bł. o. Rafała Chylińskiego z siedzibą w Zgierzu przy ul. Długiej 56, zwany dalej Administratorem; Administrator prowadzi operacje przetwarzania Pani/Pana danych osobowych.

3. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych: budynek MOPS, ul. Długa 56, pok. 8, nr tel. 42 716-42-13 wew. 28, mail: iodo@mopszgierz.pl.

4. Pani/Pana dane osobowe w postaci wizerunku Podane przez Panią/Pana dane osobowe będą udostępniane podmiotom uprawnionym do ich przetwarzania na podstawie przepisów prawa oraz umów – w szczególności organom ścigania w przypadku prowadzenia postępowań dotyczących wykroczeń i przestępstw.

5. Monitoringiem objęty jest następujący obszar przedstawiony poniżej:

6. Materiały z monitoringu będą przechowywane do 14 dni, licząc od dnia ich rejestracji. Po tym terminie nagrania są automatycznie nadpisywane nowym materiałem.

7. Osoba zarejestrowana przez system monitoringu ma prawo wglądu do treści danych na zasadach określonych w art. 15 RODO, prawo do ograniczenia przetwarzania danych na zasadach określonych w art. 18 RODO.

7. 1 Osoba monitorowana posiada prawo do informacji o istnieniu monitoringu w określonym miejscu, jego zasięgu, celu, nazwie podmiotu odpowiedzialnego za instalację, jego adresie i danych do kontaktu;

- prawo dostępu do nagrań w uzasadnionych przypadkach;

- prawo żądania usunięcia danych jej dotyczących;

- prawo do anonimizacji wizerunku na zarejestrowanych obrazach i/lub usunięcia dotyczących jej danych osobowych;

- prawo do przetwarzania danych przez ograniczony czas.

8. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy RODO.

Postanowienia końcowe

§ 14. Obowiązek informacyjny w odniesieniu do systemu w otwartej przestrzeni publicznej realizuje się poprzezoznaczeniemiejsca usytuowania kamer wchodzących w skład systemu monitoringu wizyjnego poprzez umieszczenie tablic informacyjnych, informację na stronie internetowej Ośrodka, udostępnienie Regulaminu Monitoringu w Punkcie Informacji.

§ 15. W sprawach nieuregulowanych, w niniejszym regulaminie, zastosowanie mają obowiązujące przepisy prawa.

 Załącznik Nr 1 do Regulamin funkcjonowania i administrowania systemu monitoringu wizyjnego

znak ……………………….                                                                  Zgierz, …………………………….

                                                                                                                                      (data)

NOTATKA SŁUŻBOWA
sporządzona w dniu ………………………

W dniu ............................   o godzinie .......................... z punktu kamerowego .......................................

zarejestrowano przestępstwo / wykroczenie / zdarzenie* polegające na: ................................................................

.........................................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................................

mające miejsce na / w: .......................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................................

Niniejszą notatkę sporządzono w celu: ................................................................................................................

.........................................................................................................................................................................

                                                                                         ……………………………………….

                                                                                   (czytelny podpis osoby sporządzającej raport)

 Załącznik Nr 2 do Regulamin funkcjonowania i administrowania systemu monitoringu wizyjnego

podmiot występujący:

znak ……………………….                                                                  Zgierz, …………………………….

                                                                                                                                      (data)

WNIOSEK
O UDOSTĘPNIENIE ZAPISU ZE STANOWISKA
MONITORINGU WIZYJNEGO

Wnoszę o udostępnienie przeglądu / sporządzenie i przekazanie kopii* materiału archiwalnego zarejestrowanego na stanowisku monitoringu:

Materiały wykorzystane będą w celu: ………………………………………………………………...

Proszę o sporządzenie i przekazanie kopii nagrania na następującym nośniku: …………………….

                                                                                         ……………………………………….

                                                                                   (czytelny podpis osoby sporządzającej raport)